Van elke instelling die deelneemt aan de landelijke meting wordt verwacht dat zij zelf zorg draagt voor een coördinator. De coördinator zal gedurende de periode waarin de registratie plaatsvindt, belast zijn met de coördinatie binnen de instelling en als contactpersoon fungeren naar de Universiteit Maastricht (UM). Van de coördinator wordt het volgende verwacht.

• De coördinator bepaalt welke afdelingen deelnemen aan de meting.
• De coördinator bepaalt welke zorgproblemen worden gemeten.
• De coördinator stelt een team van deskundige verpleegkundigen/verzorgenden samen. Elk lid van het team zal op één of meerdere afdelingen samen met een verpleegkundige/verzorgende van de desbetreffende afdeling de metingen verrichten. De grootte van het team is dus afhankelijk van het aantal afdelingen dat deelneemt aan de registratie.
• De coördinator maakt een tijdsplanning binnen de instelling voor de landelijke meting.
• De coördinator maakt een rooster voor het team verpleegkundigen/verzorgenden, zodat iedere afdeling weet op welk tijdstip de meting plaatsvindt.
• De coördinator verzorgt de training voor het team verpleegkundigen/verzorgenden dat de meting daadwerkelijk uitvoert.
• De coördinator verzamelt alle formulieren per afdeling, en ziet toe op de volledigheid en juistheid van de gegevens.
• De coördinator draagt zorg voor een adequate invoering van de gegevens via internet binnen zes weken na de meting.

Tijdens de instructiebijeenkomsten die de projectgroep LPZ organiseert, krijgt de coördinator krijgt een mondelinge training van de onderzoeksgroep samen met de coördinatoren van andere instellingen die deelnemen aan de registratie. Iedere coördinator krijgt  materiaal ter instructie van de verpleegkundigen/verzorgenden en een informatieklapper waarin alle benodigde stappen zijn uitgewerkt.

De meting zal in de intramurale gezondheidszorginstellingen op één dag plaatsvinden. Bij de instellingen voor thuiszorg zal in tegenstelling tot de intramurale gezondheidszorginstellingen de uitvoering van de metingen over vier dagen verspreid zijn, met als startdatum de datum van de intramurale instellingen. Om praktische redenen is het niet mogelijk om op één dag alle patiënten te scoren die in zorg zijn bij de thuiszorg. Het aantal patiënten dat geregistreerd wordt gedurende deze vier dagen, wordt vastgesteld door de UM op basis van het gemiddeld aantal patiënten dat in zorg is bij de teams die deelnemen aan de meting.
Na afloop van de meting zorgt de coördinator ervoor dat de gegevens worden ingevoerd via internet. Via een menu kan de coördinator direct de gewenste tabellen opvragen en uitdraaien. De UM maakt tevens een landelijk rapport, zodat de instelling vergelijkingsmateriaal krijgt op instellings- en afdelingsniveau.

Het invoerprogramma
De coördinator zorgt ervoor dat na afloop van de meting de schriftelijke vragenlijsten worden verwerkt via het internetprogramma dat door de UM wordt aangeboden. Het programma is opgebouwd uit dezelfde onderdelen als de schriftelijke vragenlijsten. Nadat de gegevens zijn ingevoerd via dit programma kan de coördinator de resultaten menugestuurd opvragen. De UM verwerkt deze tot een landelijk rapport. Dit rapport wordt via email aan de instellingscoördinatoren verzonden.

Correspondentie
De correspondentie met de coördinator zal vooral via email plaatsvinden. De coördinator dient daarom te beschikken over een eigen emailadres. Wijzigingen in het emailadres moeten worden doorgegeven aan LPZ@zw.unimaas.nl.